Es un año nuevo y, en todo el mundo, la gente se está haciendo esa antigua promesa: este es el año en que yo finalmente organizarse . No más ahogamiento en papeleo, no más mesa de comedor abarrotada de facturas y recibos, este año todo se detiene. ¿Quiero saber algo? Eso pueden estar hecho. Un sistema de archivo simple y fácil de usar es algo que todo hogar debería tener, y es fácil de instalar y mantener. Así es cómo:
Paso 1: Reduzca el desorden en la fuente.
En estos días, podemos optar por lidiar con gran parte de nuestro archivo de forma digital, reduciendo la necesidad de almacenamiento y el dolor de cabeza del papeleo. Los extractos bancarios y las facturas se pueden ver en línea y los recibos se pueden guardar en nuestros discos duros o en nuestros archivos de correo electrónico. Reducir la cantidad de copias impresas en su hogar hace que la tarea de manejarlas sea mucho más fácil.
Paso 2: divide y vencerás.
Los elementos restantes, aquellos que no puede o no desea desterrar en su computadora, deben clasificarse en categorías básicas. Hay muchas formas de hacer esto, pero mi elección es una simple división: aquellas cosas que tienen que ver con su hogar , y los que tienen que ver con usted . A partir de ahí, continúe subdividiendo al contenido de su corazón. Como esto:
HOGAR
- garantías y manuales para electrónica y electrodomésticos
- recibos de artículos de gran valor
- cotizaciones y recibos de reparaciones domésticas recientes
- una copia de su contrato de arrendamiento, si alquila
- documentos de seguro de hogar
- acuerdos hipotecarios
- facturas de servicios públicos
- documentos del coche
- certificados de nacimiento, matrimonio, divorcio, etc.
- Talones de pago
- pasaportes
- documentos del seguro médico
- boletas de calificaciones para los niños de la familia
- transcripciones de educación
- declaraciones de impuestos
- testamentos
- registros médicos
Todos estos documentos deben ir a una carpeta de archivos dedicada y claramente etiquetada, ¡no se deben compartir con otras categorías! Encuentro que usar diferentes colores para los archivos personales y domésticos ayuda, pero simplemente puede optar por almacenarlos por separado.
Paso 3: Guárdalo con sentido.
Aquí es donde comienza la diversión (vale, las compras). La cantidad de espacio que necesita para su sistema de archivo depende completamente del tamaño de su hogar y su familia, así como de su estilo de vida. Me las arreglo con una pequeña caja de archivos de plástico con diez o más compartimentos que se tira en un armario, mientras que mis padres tienen un armario de dos cajones con archivos colgantes en una oficina en casa. Independientemente de cómo elija ir, asegúrese de darle a su sistema un poco de espacio para crecer.
Paso 4: Úselo.
Parece obvio, pero es fácil olvidar que tiene un sistema cuando está tan cuidadosamente escondido fuera de la vista. Encuentro que poner todo el papeleo entrante en un solo lugar (incluso si es solo un cajón de la cocina) y reservar un bloque de tiempo una vez al mes más o menos para lidiar con él, funciona bien. El punto es hacer que el sistema funcione para usted, no ser un esclavo de la presentación.
Paso 5: límpialo.
Ahora tienes el sistema, no dejes eso sé lo que atrae el polvo y ocupa espacio. Establezca una fecha anual (enero tiene sentido ... solo digo ') para revisar sus archivos y seleccionarlos y actualizarlos cuando corresponda. Deshágase de los manuales de las cosas que ya no posee, descarte el último lote de facturas o talones de pago y asegúrese de que nada importante como el seguro o los pasaportes esté a punto de vencer.
¿Tiene un sistema de archivo en casa? ¿Cuáles son tus mejores consejos para crear y usar uno?
